Reference Case | TEVA over X4Connect

Farmareus levert snel met X4Connect, zonder zorgen over dataverbindingen

Teva Nederland is onderdeel van een van de grootste farmaceutische concerns in de wereld. Voor het lokale geautomatiseerde berichtenverkeer, maakt het al jaren naar grote tevredenheid gebruik van X4Connect. Dat is de service voor gestandaardiseerde, elektronische documentuitwisseling van ECS International. Groot voordeel daarvan is dat het behalve voor gemak ook zorgt voor vermindering van het aantal stappen (en dus de foutenmarge) in het verzendingsproces. Teva kan er zeker van zijn dat facturen en orders altijd veilig aankomen bij de tussenhandel, zodat zij patiënten tijdig van medicijnen voorzien.

Teva beheert volgens eigen zeggen ‘de grootste medicijnkast ter wereld’. De inhoud daarvan wordt niet rechtstreeks aan eindgebruikers geleverd, maar aan groothandels als Brocacef en retailers als Kruidvat. Ook ziekenhuizen en apotheken nemen medicijnen via groothandels af bij Teva.

Zevenduizend elektronische berichten automatisch versturen

IT-projectmanager Sander Schreuder vertelt dat Teva op jaarbasis ruim 7.000 berichten geautomatiseerd uitwisselt met externe partijen. Dat gebeurt volgens de uniforme standaarden van EDI (Electronic Data Interchange). Opdrachten, ontvangstbewijzen, facturen, pakbonnen en noem maar op, ze worden allemaal gemaakt in verschillende applicaties, met eigen bestandsformaten. EDI zorgt dat systemen als het ware dezelfde taal gaan spreken, zodat ze naadloos met elkaar communiceren.
Volgens Scheuders collega Mark Visser (IT applications en projectmanager) is het ‘extreem lastig’ om de verbindingen op te zetten die nodig zijn voor EDI. “Dat is echt een crime. Niet alleen organisatorisch maar ook technisch. Je stuit op allerlei problemen met de security, met verschillende bestandsformaten, noem maar op. Vervolgens moet je zorgen dat berichten op de juiste manier worden ontvangen en verwerkt. Dat valt echt niet mee als systemen een andere taal spreken.”

Integratie is echt specialistenwerk

Het opzetten van verbindingen, het integreren van systemen en het transformeren van data naar dezelfde taal is volgens Visser “echt specialistenwerk.” Hij laat dit dan ook graag over aan ECS International dat hierin veel ervaring heeft. “Het is onze core business om medicijnen te produceren en verkopen, niet om systemen op elkaar aan te sluiten.”
Schreuder trekt een vergelijking met de telecomwereld. “Als je wilt bellen, pak je de telefoon. Maar om daadwerkelijk iemand aan de lijn te krijgen, heb je een telefoonmaatschappij nodig. Die zorgt voor de verbindingen.” ECS is volgens hem ook zo’n verbindende partij, maar dan eentje die ook nog tolkt. “Wij praten via onze systemen met ECS, in onze eigen taal. ECS legt vervolgens de verbinding met onze afnemers en leveranciers en zorgt dat die onze berichten ontvangen in de door hen gewenste taal.”

EDI maakt het gemakkelijk met X4Connect

Het platform dat ECS gebruikt om berichten te verzenden, ontvangen en ‘vertalen’, is X4Connect. Dat is een managed-service die betrouwbare en veilige data-uitwisseling mogelijk maakt, in elk formaat. Gebruikers beschikken daarmee over een toekomstbestendige oplossing, omdat er steeds nieuwe partners op aan kunnen worden gesloten.
Visser noemt als groot voordeel van X4Connect dat het hem in staat stelt om via een portaal verstuurde berichten op te zoeken en te volgen. “Je kunt daar ook makkelijk wijzigen doorvoeren of toevoegingen doen. Bijvoorbeeld door een veld aan te maken waar je een voorvoegsel in kwijt kunt.” Een voorbeeld van zo’n voorvoegsel is ‘Van’ of ‘Van der’ bij een achternaam.

Monitoring berichtenverkeer erg belangrijk in farmacie

Het kunnen volgen van de status van berichten is juist in de farmacie van toegevoegde waarde, meent Schreuder. “Het is in onze branche heel belangrijk dat berichtenverkeer goed wordt gedocumenteerd. Je moet er bij medicatie zeker van zijn dat het juiste middel is verstuurd, in de juiste hoeveelheid. Die gegevens moeten echt correct zijn, dat is letterlijk van levensbelang.”

Zonder X4Connect zou er volgens Schreuder grote kans zijn dat er iets mis gaat met een zending. “Je bent dan afhankelijk van faxen en papieren bonnen. Die moet je met de hand geschikt maken voor elektronische verzending. Dat is niet alleen tijdrovend en inefficiënt, maar ook foutgevoelig. Door zoveel mogelijk van dit soort stappen uit het proces te halen, door te automatiseren, verklein je de foutenmarge. Bij handmatige verzending kan het zijn dat je bericht wordt genegeerd of dat je op foutmeldingen stuit. Het is niet te doen om dat allemaal in de gaten te houden.”

De IT-managers noemen nog een belangrijke reden om niet meer terug te willen naar een situatie zonder EDI: het is de enige manier waarop grote zakenpartners zoals Kruidvat documenten wensen uit te wisselen. “Zij verlangen bijvoorbeeld dat verzendbevestigingen op deze manier worden gestuurd”, legt Visser uit.

Steeds meer organisaties ontdekken voordelen EDI

De twee verwachten dat Teva in de toekomst steeds meer gebruik gaat maken van EDI, als wellicht meer ziekenhuizen en apotheken aansluiten. Er zijn er immers steeds meer die de voordelen van deze snelle, efficiëntie en veilige manier van data uitwisselen ontdekken. “Wij kunnen deze oplossing echt iedereen aanraden”, zegt Visser. “Het werkt gewoon erg prettig. Het is niet voor niets dat Teva in andere regio’s zoals Scandinavië met soortgelijke platforms werkt.”

De samenwerking met ECS International biedt volgens Visser vooral praktische voordelen. “Wij kunnen alles aan ze overlaten. Zoals gezegd, het aansluiten van een nieuwe partner is extreem lastig, maar zij regelen dat snel. Het hangt natuurlijk af van de prioriteit die de nieuwe verbinding heeft, maar je kunt al binnen een paar uur beginnen met geautomatiseerd berichten verzenden. En anders is het hooguit een kwestie van een paar dagen. Daarnaast bieden ze 24/7 support. Lijnen zijn kort bij ECS, dus als er al iets is, lossen ze het snel op.”

Meer weten over wat X4Connect kan betekenen voor uw organisatie? Neem vrijblijvend contact met ons op:

Contact

Heeft u vragen of wilt u meer informatie?
Vul het formulier in, of neem vrijblijvend contact op met:

Mark Mazereeuw

Contactformulier